火山导读：
香港的“登记事项声明书”通常是指在商业登记或公司注册过程中，向香港政府部门（如公司注册处、税务局）提交的法定声明文件，用于确认登记事项的真实性和合法性，以下从注册流程、核心要求、注意事项三方面进行深度解析，结合香港《公司条例》（第622章）及最新实务操作。
定义与法律依据
登记事项声明书是依据香港《公司条例》或《商业登记条例》要求，由申请人（如公司创始人、董事或授权代表）签署的法律文件，用于声明所提交的登记信息（如公司名称、董事信息、注册地址等）真实、完整且无虚假陈述。
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- 核心作用：作为登记机关（公司注册处/税务局）审批的核心依据，具有法律效力，签署人需承担虚假声明的刑事责任（《公司条例》第342条：最高监禁10年及罚款）。
适用场景
- 新公司注册：提交注册申请时需包含对公司基本事项的声明（如使用表格NNC1/NNC1G）。
- 登记事项变更：如变更公司名称、董事、注册地址等，需提交变更声明（如表格ND2A/ND4）。
- 商业登记证续期或修订：个体商户或公司变更业务性质时,需声明更新信息的真实性。
注册流程（以新公司注册为例）
香港公司注册需通过公司注册处（CR）完成，登记事项声明书是流程中的关键环节,具体步骤如下：
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Step 1：名称查册与准备文件
- 名称查册：通过公司注册处电子系统（e-Registry）检索公司名称是否可用，确保不与现有名称冲突且符合《公司名称指引》（如不含敏感词汇、不涉及政府机构名称）。
- 准备核心文件：
- 登记事项声明书（法定表格，如私人股份有限公司用NNC1表格）；
- 《组织章程细则》（M&A）；
- 董事及股东身份证明文件（护照/身份证复印件）；
- 注册地址证明（需为香港本地实际地址，不可为PO Box）。
Step 2：签署登记事项声明书
- 内容要求：NNC1表格需包含以下声明事项（部分为签署人确认内容）：
- 公司名称、注册办事处地址（香港）；
- 董事及秘书详情（需至少1名本地董事，秘书可为香港居民或持牌机构）；
- 股东信息及股份分配情况；
- 公司股本结构（如法定股本、已发行股本）；
- 声明所有信息真实无误，符合《公司条例》要求。
- 签署要求：
- 由创始人（Subscriber） 或其授权代表签署；
- 需经香港执业律师、公证人或太平绅士（JP）见证（法定声明需见证，否则无效）。
Step 3：提交申请与缴费
- 提交方式：
- 电子提交：通过e-Registry上传扫描件，3-5个工作日获批；
- 纸质提交：邮寄或亲临公司注册处，约7-10个工作日。
- 费用：注册费（如股本≤1万港元，政府收费1,720港元）+ 商业登记费（2,250港元/年，2023-2024年度暂免2,000港元，实缴250港元）。
Step 4：审批与领证
- 公司注册处审核通过后，发放公司注册证书（CI） 和商业登记证（BR），登记事项声明书与其他文件存档于注册处,供公众查阅。
登记事项声明书的核心要求
内容真实性
- 禁止虚假陈述：如虚构董事身份、注册地址不存在，或隐瞒股东实际控制人（ beneficial owner），将构成犯罪（《公司条例》第380条）。
- 信息完整：如漏报董事过往刑事记录（涉及欺诈、破产等）,可能导致注册被撤销。
签署与见证合规
- 签署人资格：
- 创始人（Subscriber）需为年满18岁的自然人或法人团体；
- 授权代表需提供书面授权书，明确权限范围。
- 见证要求：法定声明（如NNC1）必须由香港认可人士见证，见证时需签署人亲自在场,并提供身份证明原件核对。
格式与语言
- 必须使用公司注册处指定的法定表格（可从官网下载），不可自行修改格式；
- 需以英文或中文填写，双语版本以英文为准（若有冲突）。
注意事项（关键风险提示）
法律责任风险
- 虚假声明：根据《公司条例》第342条，签署虚假声明可处最高10年监禁及无限额罚款，且公司注册可能被撤销。
- 董事责任：董事需对声明内容承担个人责任，即使由代理机构代办,仍需亲自确认信息准确性。
信息变更需及时更新
- 若登记事项发生变更（如董事辞职、注册地址迁移），需在15-30天内提交变更声明（如表格ND4变更地址），否则将被处以每日罚款（最高5万港元）。
注册地址合规性
- 登记事项声明书中的注册地址需为香港实际办公地址，公司注册处或税务局可能实地核查，若地址无效，将导致信件无法送达，影响公司存续（如商业登记证失效）。
代理机构选择
- 若通过代理机构办理，需确认其持有香港公司秘书牌照（如信托或公司服务提供者牌照，TCSP）,避免因代理违规导致声明文件无效。
文件存档与查阅
- 登记事项声明书提交后将永久存档于公司注册处，任何公众可通过“综合公司注册信息系统”（ICRIS）付费查阅，因此需确保信息公开后不涉及隐私泄露（如董事住址可使用秘书地址代替公开）。
常见问题解答
-
Q：登记事项声明书能否修改？
A：提交后若发现错误，需立即通过“补充文件”（Supplementary Document）申请修改，或撤回原申请重新提交，不可直接涂改。 -
Q：非香港居民能否签署声明书？
A：可以，但需在香港境内由认可人士见证，或在境外经中国驻当地使领馆公证后，再由香港律师转递认证。 -
Q：声明书是否需要每年更新？
A：无需，但公司年报（周年申报表，AR1）中需确认登记事项是否变更,相当于年度声明更新。
香港登记事项声明书是公司注册的“法律承诺书”，其核心在于真实性、合规性与可追溯性，申请人需严格遵循《公司条例》要求，确保信息准确、签署合法，并通过专业机构协助降低操作风险，任何疏忽都可能导致注册失败或法律责任,建议在签署前由香港执业律师审核文件完整性。
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