火山导读：
关键步骤#### 内部决策：通过董事/股东决议
变更董事需先通过公司内部决策程序,具体依据公司章程（Articles of Association）规定：
- 任命新董事：通常由董事会决议（Board Resolution）通过，除非章程要求股东决议（如股东直接选举董事）。
- 罢免现有董事：若董事由股东选举，需通过股东特别决议（Extraordinary Resolution）；若由董事会任命，可通过董事会决议罢免。
- 会议要求：需召开董事会/股东大会，记录会议纪要（Minutes），出席董事/股东签字确认决议内容（如任免名单、任职/终止日期）。
准备法定文件
需向公司注册处提交以下文件（可通过电子或纸质方式提交）：
免责声明:素材来源网络公开渠道,如有侵权,请联系删除!|
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- 核心表格：
- 任命董事：提交《私人公司任命董事通知书》（表格ND2A）；
- 终止董事职务：提交《终止董事职务通知书》（表格ND4）。
- （注：表格可通过公司注册处e-Filing系统下载，提交免费）。
- 辅助文件：
- 新董事的《同意担任董事书》（表格D3）：需新董事签署，确认同意任职（无需提交注册处，但公司需存档备查）；
- 董事会/股东决议复印件（若注册处要求补充）。
提交注册处申请
- 提交方式：
- 电子提交（推荐）：通过CR e-Filing系统上传文件，处理时间约3-5个工作日；
- 纸质提交：邮寄至香港金钟道66号金钟道政府合署14楼公司注册处，处理时间约2-3周。
- 审核重点：注册处核查表格信息是否完整（如董事姓名、地址、任职日期等），决议程序是否符合章程。
获取变更回执
注册处审核通过后,会发出登记确认回执，证明董事变更已完成登记，公司需保存回执作为法定变更凭证。
后续事项
- 更新内部登记册：及时更新《董事登记册》（Register of Directors），记录新任/离任董事信息（法定要求保存于公司注册办事处）。
- 通知相关方：
- 银行：更新董事信息（尤其是授权签字人），避免账户操作受阻；
- 供应商/客户：同步董事变更信息，确保业务对接顺畅；
- 政府部门：如涉及税务、牌照等，需同步更新董事资料（如需）。
注意事项#### 董事资格合规
- 基本要求：新董事需年满18岁，无破产记录或法院裁定的“不适任董事”情况（如欺诈定罪）。
- 自然人董事：私人公司必须至少有1名自然人董事（法人董事可存在，但不能单独作为唯一董事）。
- 通讯地址：董事需提供香港通讯地址（可使用公司地址，避免公开个人住址），该地址将通过注册处“公众查册”公开。
时间限制：15日内完成登记
根据《公司条例》，公司需在董事任职/终止日期后15日内提交ND2A/ND4表格，逾期将面临罚款（如逾期1个月内罚款HK$300，超期罚款递增）。
文件准确性
- 表格信息需与决议一致,如“任职日期”不得早于董事会决议日期，“终止日期”需明确（如决议日期或双方约定最后工作日）。
- 新董事姓名、身份证/护照号、地址等需准确无误，错误可能导致注册处驳回申请，延误变更。
内部合规与存档
- 更新登记册：变更后需立即更新《董事登记册》（法定必备文件），包含董事姓名、地址、任职/离任日期等。
- 保存文件：需存档董事会/股东决议、注册处回执、新董事《同意担任董事书》（Form D3）至少6年（法定保存期）。
责任交接与法律风险
- 离任董事：需与新任董事交接公司业务、财务、合同等资料，避免因交接不清导致纠纷。
- 新任董事：自任职日起承担法定责任，包括履行受信义务（如避免利益冲突）、遵守《公司条例》等，违规可能面临个人追责（如罚款、刑事责任）。
常见误区
- “无需通知银行”：错误！银行对董事信息敏感，未及时更新可能导致账户冻结或无法操作，需优先通知银行并更新授权。
- “法人董事可单独任职”：错误！私人公司必须至少有1名自然人董事，仅法人董事将被注册处驳回。
- “表格提交需缴费”：错误！ND2A/ND4表格提交免费，无需缴纳政府费用。
香港公司变更董事需严格遵循“内部决议→文件准备→注册处登记→后续更新”流程，重点关注时间限制、董事资格及文件合规性，建议通过电子方式提交表格以缩短处理时间，并及时通知银行等关键机构，确保变更无缝衔接。
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